Evaluación rápida para hacer más efectivas sus videoconferencias

Por Mark Murphy 

Resuelvo los “puntos débiles de la gente” que mantienen despiertos a los líderes por la noche.

El año pasado, un estudio de Leadership IQ encontró que los empleados remotos tienen un 87% más de probabilidades de amar sus trabajos que las personas que trabajan en oficinas. Y una de las principales razones es que los empleados normalmente remotos pueden dedicar más tiempo a concentrarse en el trabajo profundo y pueden concentrarse sin interrupciones (por ejemplo, reuniones ininterrumpidas). Y la productividad ininterrumpida se siente genial.

Antes de la pandemia, la mayoría de los jefes que se sentían cómodos teniendo empleados remotos en primer lugar se sentían cómodos dejándolos solos para hacer su trabajo. Pero con el trabajo remoto inducido por la pandemia, tenemos millones de gerentes y empleados sin experiencia en el trabajo remoto. Eso significa que se sienten menos cómodos dejando a las personas solas para que realicen su trabajo y eso, a su vez, ha llevado a un aumento asombroso de las reuniones por videoconferencia. Y las reuniones de videoconferencia sin parar son agotadoras.

La buena noticia es que, si bien la mayoría de las personas se están debilitando mentalmente con la preponderancia de las reuniones por videoconferencia, una evaluación rápida al final de la reunión puede mejorar drásticamente (y generalmente acortar) la experiencia.

Sin embargo, una advertencia: voy a mostrarle una evaluación rápida para que la dé a su equipo al final de cada reunión de videoconferencia. Si los líderes escuchan los comentarios y actúan en consecuencia, las reuniones de videoconferencia posteriores serán excelentes. Pero si se ignoran los comentarios de los empleados, las reuniones no solo no mejorarán, sino que la gente se enojará. Recuerde que cada pregunta que haga implica una promesa de que va a hacer algo con la respuesta.

Al final de su próxima reunión por videoconferencia, reserve cuatro minutos al final para realizar esta evaluación de cuatro preguntas. Muestre cada pregunta una a la vez y luego dé un minuto para responder cada una. (La primera vez que haga esto, es posible que deba dar de dos a tres minutos por pregunta para que la gente responda). Y puede pedirles a todos que simplemente escriban su respuesta en el chat o en el cuadro de preguntas (según la plataforma que esté utilizando).

Aquí están las cuatro preguntas:

  1. ¿Cuán bien cumplimos con nuestra Declaración de logros?
  2. Una cosa de la que te gustaría ver más:
  3. Una cosa que le gustaría ver menos:
  4. ¿Cuál es su conclusión personal (elemento de acción) de esta reunión:

Exploremos cada pregunta y por qué la hacemos.

Pregunta n. ° 1: ¿Cuán bien cumplimos con nuestra Declaración de logros?

Lamentablemente, la mayoría de las reuniones (ya sean virtuales o cara a cara) no producen un logro identificable. Más de 20.000 personas han realizado el cuestionario en línea » ¿Cómo se comparan sus habilidades de gestión del tiempo? » Y sabemos que una gran mayoría dice que «con frecuencia están atrapados en reuniones que no son productivas o un uso eficiente del tiempo de todos».

Una gran razón por la que tantas reuniones se sienten ineficaces es que esas reuniones carecen de un objetivo claro. Es por eso que necesitamos usar una Declaración de logros. Una declaración de logros es literalmente una oración que dice: «Como resultado de esta reunión, habremos logrado _______».

Ese espacio en blanco puede ser cualquier cosa; es tu reunión. Pero antes de que pueda continuar y continuar con esa reunión, debe poder llenar ese espacio en blanco y luego compartir esa Declaración de logros con las personas que estarán en esa reunión. Si bien lo ideal sería que esto se hiciera con mucha anticipación, puede comenzar su reunión de videoconferencia diciéndole a su equipo «pandilla, como resultado de esta videoconferencia, habremos logrado _____. Y una vez que lo logremos, esta videoconferencia estará completa . «

Estos son los dos beneficios más importantes de hacer esto. Primero, cuando se obliga a anunciar una Declaración de logros, las reuniones terminan, en promedio, 17 minutos antes. En segundo lugar, si no puede idear un propósito viable para su reunión y redactar una Declaración de logros que parezca valiosa, no tiene sentido tener esa reunión. Y si desea reducir rápidamente el agotamiento de Zoom, simplemente elimine cualquier reunión que no tenga un propósito y una meta muy claros.

Pregunta n. ° 2: una cosa que le gustaría ver más

Incluso en reuniones que parecen interminables, a menudo hay una parte de la llamada que proporciona al menos un poco de valor. Y los líderes necesitan saber cuál fue esa pieza.

Pero preguntarle a su equipo qué les gustaría ver más es bastante diferente a pedirles que describan su parte favorita de la reunión. Su parte favorita puede haber sido una ocurrencia aleatoria única y, por lo tanto, no una característica repetible.

Quizás mi parte favorita de la reunión fue cuando el gato de Bob metió la cara en su taza de café. Fue divertido, claro, pero no es repetible, ni me ayuda como líder del equipo.

Pregunta n. ° 3: una cosa que le gustaría ver menos

Otra forma rápida de reducir el agotamiento de las reuniones virtuales es identificar las piezas menos útiles de nuestras videoconferencias y dejar de realizarlas. Quizás los asistentes lleguen tarde o no se hayan conectado los auriculares de antemano. Quizás pasamos demasiado tiempo haciendo actualizaciones de proyectos. Tal vez rotamos demasiado la pantalla compartida. Como líder, quiero saber qué no está funcionando en nuestras videoconferencias, porque sin duda habrá al menos algunas de esas cosas que puedo arreglar o eliminar rápidamente.

Pregunta n. ° 4: ¿Cuál es su conclusión (elemento de acción) de esta reunión?

Siempre habrá algunas reuniones de base de contacto que no tengan asignaciones o elementos de acción al final. Pero cuando vea que los empleados no tienen elementos de acción identificables que surjan de muchas de sus reuniones, esto debería llevar a un replanteamiento serio sobre si esas reuniones son necesarias. Y si desea reducir rápidamente el agotamiento de las videoconferencias, elimine las reuniones que constantemente carecen de elementos de acción (a menos que su propósito principal no esté explícitamente relacionado con la tarea).

No es necesario que utilice esta evaluación de fin de reunión de forma indefinida. Pero al menos durante los próximos uno o dos meses, mientras experimentamos el agotamiento máximo de Zoom, este ejercicio rápido de cuatro minutos debería convertirse en una parte estándar de la relajación de su reunión. Y luego, cuando haya logrado un progreso significativo en la eliminación del agotamiento, cambie a una cadencia quincenal o mensual.

Mark Murphy es uno de los autores más vendidos del New York Times, fundador de Leadership IQ e imparte el curso en línea Leading A Remote Team . Publicado en Forbes